POLITYKA PRYWATNOŚCI

serwisu internetowego psychologestyma.pl

Ostatnia aktualizacja: 21 września 2026 r.

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze strony internetowej https://psychologestyma.pl, kontaktem z Administratorem, rezerwacją konsultacji lub psychoterapii online, korzystaniem z systemu rezerwacji, dokonywaniem płatności oraz zakupami w sklepie internetowym.

Dokument stanowi realizację obowiązku informacyjnego wynikającego w szczególności z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., dalej „RODO”.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Centrum Wsparcia Rodziny „Estyma” mgr Urszula Strzała
NIP: 6562133092
dalej „Administrator”.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

3. Zakres Polityki

Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z:

  • przeglądaniem strony internetowej;
  • kontaktem e-mailowym lub telefonicznym;
  • wysłaniem zapytania za pomocą formularza;
  • rezerwacją konsultacji psychologicznej lub psychoterapii online;
  • realizacją konsultacji i psychoterapii online;
  • prowadzeniem dokumentacji związanej ze świadczonymi usługami;
  • wystawianiem zaświadczeń;
  • dokonywaniem płatności;
  • założeniem i obsługą konta klienta;
  • składaniem i realizacją zamówień w sklepie internetowym;
  • rozpatrywaniem reklamacji, odstąpień od umowy i innych zgłoszeń;
  • korzystaniem z plików cookie i podobnych technologii.

Aktualna oferta konsultacji psychologicznych i psychoterapii online jest skierowana do osób, które ukończyły 18 lat.

4. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania ze strony i usług Administrator może przetwarzać:

  • imię i nazwisko;
  • adres e-mail;
  • numer telefonu;
  • adres rozliczeniowy lub adres podany do faktury;
  • NIP i nazwę firmy, jeżeli użytkownik żąda wystawienia faktury na działalność gospodarczą;
  • dane dotyczące rezerwacji, wybranej usługi, terminu i historii spotkań;
  • informacje dotyczące płatności i zamówień;
  • treść korespondencji oraz informacje przekazywane podczas kontaktu;
  • dane konta klienta i historię zamówień;
  • dane techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, czas wizyty, adres odwiedzanej podstrony oraz informacje zapisywane w logach serwera;
  • informacje o źródle wejścia na stronę – jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę;
  • dane dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego oraz inne informacje szczególnej kategorii przekazywane w związku z konsultacją lub psychoterapią;
  • inne dane dobrowolnie przekazane Administratorowi, jeżeli są niezbędne do realizacji określonej sprawy.

Użytkownik nie powinien wpisywać szczegółowych informacji o stanie zdrowia w zwykłym formularzu kontaktowym ani w polach formularza rezerwacji, jeżeli nie są one konieczne do umówienia spotkania.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5.1. Korzystanie ze strony i bezpieczeństwo

Dane techniczne i logi serwera mogą być przetwarzane w celu:

  • zapewnienia prawidłowego i bezpiecznego działania strony;
  • diagnozowania błędów technicznych;
  • zapobiegania nadużyciom i atakom;
  • tworzenia technicznych statystyk dotyczących działania serwisu.

Podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania strony.

5.2. Kontakt z Administratorem

Dane przekazane w wiadomości e-mail, rozmowie telefonicznej lub formularzu kontaktowym są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Podstawą przetwarzania jest:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy;
  • art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałych przypadkach, jako prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na udzielaniu odpowiedzi i prowadzeniu komunikacji.

5.3. Rezerwacja konsultacji lub psychoterapii

Dane podane podczas rezerwacji są przetwarzane w celu:

  • przyjęcia i obsługi rezerwacji;
  • ustalenia terminu spotkania;
  • przesłania potwierdzenia lub przypomnienia;
  • kontaktu w sprawach organizacyjnych;
  • przygotowania i wykonania usługi.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy.

5.4. Konsultacje psychologiczne i psychoterapia online

Dane są przetwarzane w celu przeprowadzenia konsultacji lub psychoterapii, zapewnienia ciągłości procesu, ustalenia odpowiedniej formy pomocy, kontaktu organizacyjnego oraz prowadzenia dokumentacji niezbędnej do realizacji usługi.

Podstawą przetwarzania danych zwykłych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W zakresie danych dotyczących zdrowia lub innych szczególnych kategorii danych podstawą przetwarzania jest wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, chyba że w danym przypadku zastosowanie znajduje inna podstawa przewidziana prawem.

Zgoda na przetwarzanie danych szczególnej kategorii może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania, ale może uniemożliwić dalszą realizację usługi, jeżeli przetwarzanie takich danych jest niezbędne do jej bezpiecznego prowadzenia.

5.5. Wystawianie zaświadczeń

Dane są przetwarzane w celu przygotowania i wydania zaświadczenia na wniosek osoby korzystającej z usług. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a jeżeli zaświadczenie zawiera dane dotyczące zdrowia – również art. 9 ust. 2 lit. a RODO albo inna właściwa przesłanka przewidziana prawem.

5.6. Konto klienta

Dane związane z kontem klienta są przetwarzane w celu jego utworzenia, utrzymania, uwierzytelnienia użytkownika, udostępnienia historii zamówień oraz obsługi funkcji konta.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5.7. Zamówienia w sklepie internetowym

Dane są przetwarzane w celu:

  • przyjęcia i realizacji zamówienia;
  • dostarczenia zakupionych materiałów;
  • obsługi płatności;
  • kontaktu dotyczącego zamówienia;
  • rozpatrzenia reklamacji lub odstąpienia od umowy.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5.8. Płatności, faktury i obowiązki prawne

Dane rozliczeniowe są przetwarzane w celu obsługi płatności, wystawienia dokumentów księgowych oraz realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych.

Podstawą przetwarzania jest:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO – w zakresie niezbędnym do dokonania i rozliczenia płatności;
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO – w zakresie realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.

Administrator nie otrzymuje pełnych danych instrumentu płatniczego, takich jak pełny numer karty. Płatności są obsługiwane przez wybranego operatora płatności.

5.9. Reklamacje i inne zgłoszenia

Dane są przetwarzane w celu rozpatrzenia reklamacji, odstąpienia od umowy, zgłoszenia dotyczącego usługi lub realizacji praw konsumenta.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO, a po zakończeniu sprawy również art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na udokumentowaniu sposobu załatwienia zgłoszenia oraz ochronie przed roszczeniami.

5.10. Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z korzystaniem ze strony, zakupem albo świadczonymi usługami.

Podstawą przetwarzania danych zwykłych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw. Jeżeli sprawa obejmuje dane szczególnej kategorii, zastosowanie może mieć art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

5.11. Pliki cookie i statystyka

Niezbędne pliki cookie są wykorzystywane w celu prawidłowego działania strony, koszyka, systemu rezerwacji, ustawień prywatności i bezpieczeństwa.

Pozostałe technologie, w tym analityczne lub marketingowe, są wykorzystywane po uzyskaniu zgody użytkownika. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest wówczas art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Szczegółowe informacje znajdują się w odrębnej Polityce plików cookie.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w określonych przypadkach jest niezbędne do:

  • udzielenia odpowiedzi;
  • dokonania rezerwacji;
  • zawarcia i wykonania umowy;
  • przeprowadzenia konsultacji lub psychoterapii;
  • realizacji płatności lub zamówienia;
  • wystawienia faktury albo zaświadczenia;
  • rozpatrzenia reklamacji lub innego zgłoszenia.

Niepodanie danych wymaganych w danej sytuacji może uniemożliwić realizację odpowiedniej usługi lub żądania.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów, w szczególności:

  • dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej;
  • dostawcy poczty elektronicznej;
  • osobom lub podmiotom świadczącym obsługę techniczną strony;
  • dostawcom oprogramowania i usług informatycznych;
  • dostawcy systemu rezerwacji Amelia – w zakresie wynikającym ze sposobu konfiguracji i utrzymania systemu;
  • dostawcom WordPress i WooCommerce oraz współpracującym z nimi usługodawcom – w zakresie niezbędnym do obsługi strony i sklepu;
  • operatorowi płatności PayU oraz bankom uczestniczącym w realizacji płatności;
  • dostawcy narzędzia wykorzystywanego do spotkań online;
  • dostawcy systemu fakturowania;
  • biuru rachunkowemu;
  • kancelarii prawnej lub innym profesjonalnym doradcom – jeżeli jest to konieczne;
  • podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora są zobowiązane do ich ochrony i mogą je wykorzystywać wyłącznie zgodnie z umową oraz poleceniami Administratora.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług informatycznych, komunikacyjnych lub społecznościowych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności:

  • decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym – w stosownych przypadkach – udziału dostawcy w EU–US Data Privacy Framework;
  • standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
  • innej podstawy dopuszczonej przez RODO.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

9. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne do osiągnięcia celu przetwarzania, z uwzględnieniem obowiązków prawnych i potrzeby ochrony przed roszczeniami:

  • dane z zapytań, które nie doprowadziły do rozpoczęcia współpracy – co do zasady do 12 miesięcy od zakończenia korespondencji;
  • dane dotyczące rezerwacji, które nie doprowadziły do odbycia spotkania – co do zasady do 12 miesięcy od planowanego terminu, chyba że wcześniejsze usunięcie danych jest możliwe lub dłuższe przechowywanie jest potrzebne do rozliczenia sprawy;
  • dane związane z konsultacją lub psychoterapią – przez okres współpracy, a następnie przez czas niezbędny do ochrony praw stron i upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń, co do zasady nie dłużej niż 6 lat, chyba że przepisy wymagają innego okresu;
  • dane związane z zaświadczeniem – przez okres niezbędny do jego przygotowania, wydania oraz udokumentowania podstawy wystawienia, a następnie przez okres ochrony przed roszczeniami;
  • dane konta klienta – do czasu usunięcia konta, a później w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych i ochrony przed roszczeniami;
  • dane dotyczące zamówień, reklamacji i rozliczeń – przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów lub do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
  • dokumentacja księgowa i podatkowa – przez okres wymagany przepisami, co do zasady 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
  • dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne do wykazania faktu udzielenia zgody lub ochrony przed roszczeniami;
  • logi techniczne – co do zasady do 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa;
  • dane związane z roszczeniami – do czasu ich prawomocnego zakończenia i upływu właściwych terminów przedawnienia.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, o ile dalsze przechowywanie nie wynika z obowiązujących przepisów.

10. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

  • uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
  • dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
  • sprostowania lub uzupełnienia danych;
  • usunięcia danych;
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Zakres poszczególnych praw zależy od celu, podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem info@psychologestyma.pl.

Administrator może poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, aby nie udostępnić danych osobie nieuprawnionej.

11. Prawo wniesienia skargi

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
https://uodo.gov.pl

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Jeżeli w przyszłości na stronie zostaną uruchomione narzędzia reklamowe pozwalające na profilowanie użytkowników, będą one wykorzystywane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody, a Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

13. Źródło danych

Co do zasady Administrator otrzymuje dane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.

W określonych przypadkach dane mogą pochodzić również od:

  • operatora płatności – np. informacja o statusie płatności;
  • osoby składającej zamówienie lub dokonującej rezerwacji dla innej osoby, jeżeli jest to dopuszczalne;
  • podmiotów uprawnionych na podstawie prawa;
  • dostawców usług technicznych – w zakresie danych technicznych i bezpieczeństwa.

Jeżeli użytkownik przekazuje dane innej osoby, powinien posiadać podstawę do ich przekazania i poinformować tę osobę o udostępnieniu danych Administratorowi.

14. Poufność i bezpieczeństwo

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, których celem jest ochrona danych przed utratą, zniszczeniem, zmianą, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem.

Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do wykonania określonych obowiązków i są zobowiązane do zachowania poufności.

Komunikacja przez internet wiąże się jednak z ryzykiem, którego nie można całkowicie wyeliminować. Użytkownik powinien korzystać z aktualnego oprogramowania, chronić dostęp do swojej poczty i urządzeń oraz nie przesyłać w zwykłej wiadomości informacji o stanie zdrowia, jeżeli nie jest to konieczne.

Zasady poufności obowiązujące podczas konsultacji i psychoterapii są dodatkowo określone w Kontrakcie terapeutycznym.

15. Pliki cookie i usługi zewnętrzne

Strona wykorzystuje pliki cookie i podobne technologie niezbędne do działania serwisu oraz – po uzyskaniu zgody – technologie służące innym celom.

Na stronie mogą znajdować się odnośniki do zewnętrznych serwisów, np. Facebooka, Instagrama, Google Maps lub systemu płatności. Po przejściu do zewnętrznego serwisu dane są przetwarzane również na zasadach określonych przez jego operatora.

Szczegółowe informacje o stosowanych technologiach, okresach ich działania oraz zarządzaniu zgodą znajdują się w Polityce plików cookie dostępnej na stronie.

16. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą przepisów, zakresu usług, dostawców lub sposobu działania strony.

Aktualna wersja Polityki jest publikowana na stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Jeżeli zmiana wymaga uzyskania nowej zgody, Administrator zwróci się o nią przed rozpoczęciem przetwarzania na zmienionych zasadach. Samo dalsze korzystanie ze strony nie zastępuje zgody, gdy jest ona wymagana przez prawo.